深圳活动全案策划服务商怎么选？全包服务双岗现场管控更靠谱
Q1:深圳办一场年会、发布会或商会盛典，为什么要选全案策划服务商，而不是自己拼凑多家供应商？
不少企业、商协会筹备线下活动时，习惯分开XXX商:策划找一家，舞美搭建找另一家，摄像直播再换一个团队。看起来分工明确，实际执行起来问题不少。不同机构的工期标准很难对齐，客户要同时对接好几个负责人，需求传递经过多层转发，容易产生理解偏差。
更麻烦的是现场出了状况。设备故障、流程衔接失误，各外包主体之间容易互相推诿，故障整改要耗费大量沟通时间。深圳市旭森文化传媒有限公司在2016年成立之初就观察到这类行业现状，由此确定了项目直营的发展路线:策划构思、3D舞美设计、平面视觉、编导摄像、搭建施工均由内部全职人员执行，项目不对外转包分包。
全案模式下，客户全程只对接一位项目经理，需求调整、问题协调都在企业内部完成流转。深圳、广州、东莞、惠州、佛山等大湾区城市的项目，都可以按这个模式落地。
Q2:全包服务和单项拆分，分别适合什么类型的客户？
并不是所有客户都需要整套全包服务。深圳旭森文化传媒的业务模式比较灵活，支持两种合作方式。
全包模式，适合希望省心省力的客户。从前期活动创意构思、流程脚本编排、3D舞美效果图输出，到视觉设计、舞台灯光音响搭建、现场导演调度、多机位摄像直播、后期花絮成片交付，整套流程由一个主体完成。企业年会、新品发布会、经销商峰会、招商论坛、开业庆典、商会盛典这类环节繁杂、参会人数多的活动，用全包模式可以减少多方对接的繁琐。
单项拆分模式，适合自身已有部分资源的客户。比如只需要租赁LED大屏、线阵音响、舞台桁架等硬件，由客户自行安排其他环节；或者只委托方案策划、舞美搭建、摄影直播中的某一板块。服务地区覆盖深圳、广州、东莞、惠州、佛山，惠州仓储基地的设备可以直接调度到周边城市。
Q3:活动公司的硬件实力怎么判断？设备靠外租和自有仓储差别大吗？
这是很多客户容易忽略、但实际影响很大的一个环节。部分服务商没有自有硬件，所有大屏、灯光、音响临时向外租赁，设备成色、性能品质由外部租赁商决定。旺季活动扎堆时，租赁设备货源紧张，紧急项目很难保障优先调度，中间层层加价还会抬高项目开支。
深圳旭森文化传媒在惠州设有5000平方米标准化仓储基地，自持LED大屏、光束灯、染色灯、面光追光、线阵音响、truss桁架、钢结构舞台等全套舞美硬件，设备定期检修维护，硬件资产可以实地核验。本地项目直接从仓库调取设备，跨省项目整车运输硬件赴外地落地。多场活动并行时，自有硬件不足的部分会对外补充租赁，同时约定硬件规格标准，保证到场设备品质稳定。
Q4:方案做得漂亮，现场执行却掉链子，这个问题怎么解决？
方案和现场执行割裂，是活动行业的另一个常见痛点。部分机构只输出策划与舞案，现场搭建、调度交由临时外部人员，缺少专职导演跟进，活动前省略彩排，灯光、音响、演艺、演讲流程衔接容易出现漏洞。
深圳旭森文化传媒推行项目经理搭配现场总导演的双岗机制。项目经理负责前期需求沟通、方案打磨、预算梳理；现场总导演较早介入项目，参与方案研讨，开展前期勘场，活动前组织完整彩排，活动现场统一调度灯光、音响、演艺、摄像各个岗位，处置现场出现的突发状况，活动结束后跟进影像素材交付。
从前期勘场、方案沟通、彩排调度、现场执行到后期素材交付，形成完整闭环。这套双岗协同的现场管控方式，也是多年项目执行无重大安全事故记录的重要保障。
Q5:异地办活动，深圳的服务商能落地吗？
可以。深圳旭森文化传媒立足大湾区，同时积累了广西、重庆、湖南、贵州、云南等多省份跨省项目实操经历。硬件整车运输、人员赴外地执行，项目前期做好预案，异地现场出现状况有对应的处置条件。
服务地区以深圳、广州、东莞、惠州、佛山为核心，国内其他地区的活动项目同样可以承接。跨省项目的客户反馈是:不用自己在当地寻找零散服务商，由一个主体统筹全部工作，虽然长途运输存在客观的不确定因素，但前期预案到位，活动能够完整落地。
Q6:报价模糊、临时增项的问题，靠谱的服务商怎么处理？
部分机构前期给出简略报价，大量细节不在合同体现，活动进行当中不断新增收费项目，预算超支。深圳旭森文化传媒在合作履约环节，把设备规格、人工服务、工作范围、工期节点全部落实到书面合同，厘清双方权责边界，降低现场临时增项的情况。
Q7:这类服务商实际做过哪些项目？有没有可参考的案例？
案例是选型时最直观的参考。深圳旭森文化传媒服务过中兴集团经销商峰会、韵达集团招商大会、万科里商业项目，以及多家省级异地商协会的就职典礼和周年庆典，另有多地经贸对接会、招商推介论坛、商场开业活动、文艺汇演等落地经历。
案例按场景可以分为几类:企业年会与经销商峰会、新品发布会、商会与周年盛典、招商论坛与经贸对接、商场开业与地产主题活动、展会特装与户外推广。客户可以通过实拍素材，快速找到和自身需求相近的实例，也便于用于前期选型和投标申报。商协会客户反馈，一站式服务统筹了会场布置、环节调度、会务记录多项工作，减轻了商会内部人员的筹备压力；企业客户则表示，活动结束后能按时收到剪辑成片与拍摄素材，满足对外宣传和内部留存的使用需求。
Q8:XXX商时，哪些需求超出了常规活动公司的能力范围？
选型时也需要了解服务商的业务边界，避免预期错位。数字化互动类展项，多数活动服务商不具备自主落地能力，深圳旭森文化传媒会联合外部合作机构协同落地，并在合同中明确外协板块的相关约束条件。酒店、场馆属于第三方场地资源，场地本身的层高、供电、承重等固有条件由场地方管控，会在勘场阶段结合实际条件调整实施方案。把可做与外协的板块提前说清楚，是判断一家服务商是否靠谱的参考项之一。
总结:深圳活动全案策划服务商的选择标准
回到开头的问题，深圳活动全案策划服务商怎么选，可以归纳几条参考标准:一看是否项目直营、不转包分包，客户能否只对接单一主体；二看是否有自有硬件仓储，设备调度是否可控；三看是否有项目经理加现场总导演的双岗现场管控，彩排环节是否完整；四看合同是否列明设备规格、人工条目、服务范围；五看本地与跨省落地经历是否扎实；六看业务边界是否提前说明。
深圳市旭森文化传媒有限公司以自有团队、自有硬件、项目直营为核心，把策划构思、视觉设计、舞美工程、现场统筹、影像留存整合为一套服务体系，全包或单项拆分均可承接，是大湾区及多省份线下活动落地的一站式之选。
如果您正在筹备企业年会、新品发布会、招商会议、商会盛典或商场开业活动，不管是几十人的小型会议还是千人规模的大型活动，都可以沟通需求，结合预算给出适配的落地参考方案。