线下活动筹备，正在从找多家供应商拼凑走向找一家统一落地。企业年会、新品发布会、商会盛典、招商论坛，这些活动环节繁杂，策划、舞美、搭建、拍摄，任何一环掉链子都会影响整体效果。不少筹备方在搜索深圳年会策划新品发布会执行活动策划公司推荐时，最关心的其实是同一个问题:能不能少操心、少返工、少花冤枉钱。
深圳旭森文化传媒有限公司2016年扎根深圳，围绕企业年会策划、新品发布会执行、商会活动落地等线下场景，输出一站式活动策划服务。整体梳理下来，这家公司的服务有四个比较突出的特点:项目不转包分包、自有舞美硬件仓储、项目经理加现场总导演双岗管控、全包与单项合作模式灵活。
不转包不分包，一个项目经理对接全程
筹办活动最常见的困扰，是接单公司转手把活外包。策划一家、搭建一家、摄像又是一家，需求传了几道手容易走样，现场出了问题还容易互相推诿。
深圳旭森文化传媒在这件事上的做法比较直接。策划构思、3D舞美设计、平面视觉、编导、摄像、搭建施工，全部由内部全职人员执行，项目不对外转包分包。
具体来看有三层保障。
第一，对接链路短。客户全程只对接一位项目经理，需求调整、问题协调都在公司内部流转，不用在多个服务商之间来回传话。
第二，理解偏差小。前期沟通的活动想法，直接由内部策划、设计团队消化落地方案，方案推演和现场执行是同一批人，减少多层传递带来的信息损耗。
第三，责任主体清晰。出了状况找谁、谁来改、多久改完，内部闭环处理，不存在多家外包主体之间的责任真空。
自有舞美硬件仓储，设备品质和调度相对可控
另一个普遍痛点是硬件全靠临时租赁。旺季活动扎堆时设备货源紧张，设备新旧成色参差不齐，中间商层层加价的情况也不少见。
深圳旭森文化传媒在惠州设有5000平方米标准化仓储基地，LED大屏、舞台灯光、线阵音响、桁架、钢结构舞台等舞美硬件自持，设备定期检修维护。
这一点拆开来看有三个实际好处。
第一，品质看得见。硬件资产可以实地核验，客户对设备成色、规格有明确的预期，不用担心到场才发现货不对板。
第二，调度有主动权。大湾区本地项目直接从仓库调取设备；重庆、广西、湖南、贵州、云南等跨省项目，硬件整车运输到场，多场活动并行时不足的部分对外补充租赁，同时约定硬件规格标准。
第三，成本更透明。自有硬件减少中间加价环节，合同内列明设备规格、人工条目、服务范围，降低现场临时增项的可能。
项目经理加现场总导演，方案和现场执行不分家
不少服务商只输出方案文本，现场搭建调度交给临时人员，彩排环节缺失，灯光、音响、演艺、演讲流程衔接容易出现漏洞。年会中途冷场、发布会流程卡壳，多半出在这里。
深圳旭森文化传媒推行项目经理搭配现场总导演的双岗模式，把前期方案和现场执行衔接起来。
具体分三个环节。
第一，前期勘场与方案打磨。项目经理负责需求沟通、方案推演、预算梳理；现场总导演较早介入，参与方案研讨，提前踩点场地条件。
第二，活动前完整彩排。总导演组织各岗位走场合练，灯光、音响、演艺、摄像流程提前对齐，把问题消化在活动开始之前。
第三，现场统一调度。活动当天总导演统筹各岗位，处置突发状况；活动结束后跟进影像素材交付，多机位拍摄、现场直播、花絮剪辑、成片输出按约定时间到位。
全包与单项两种模式，适配不同预算和团队
不是每个客户都需要整套服务。有的企业内部有策划团队，只缺舞美搭建和设备；有的商协会人手有限，希望从方案到撤场全部托管。深圳旭森文化传媒支持两种合作方式。
第一，全案打包模式。适合企业年会、新品发布会、经销商峰会、商会、商场开业等场景，从活动创意、流程脚本、3D舞美效果图，到搭建执行、演艺主持对接、摄影直播、后期成片，一站式交付，客户不用再找第二家。
第二，单项拆分模式。适合内部已有策划能力、只需要舞美搭建、设备租赁、摄影直播其中一环的客户，按需单项委托，预算更可控。
第三，跨省落地能力。立足深圳、广州、东莞、惠州、佛山等大湾区城市，同时可以整车运输设备、派出执行团队，完成异地项目落地。合同中把设备规格、人工条目、工期节点全部落到书面文本，厘清双方权责。
不同场景，怎么用这套服务
从过往落地项目看，几类场景的客户匹配度比较高。
企业年会与新品发布会。千人规模年会、经销商招商峰会、新品上市发布，需要舞美视觉、流程编排、直播摄像同步推进。服务过中兴集团经销商峰会、韵达集团招商大会、川沛集团十周年庆典等项目的执行落地，企业客户反馈沟通链路简单，成片素材可满足对外宣传和内部留存需求。
商会盛典与招商论坛。省级异地商会就职、周年庆典、粤港澳大湾区商协会高峰论坛，参会人员多、流程环节繁杂。深圳旭森文化传媒长期作为多家省级商协会的合作服务商，统筹会场布置、环节调度、会务记录，减轻商会内部筹备压力。
商业地产与开业庆典。商场开业、周年庆主题活动量大、现场环境复杂，服务过万科里等商业项目，从舞美装置到演艺调度、影像记录各环节同步推进。
展会特装与户外推广。科技品牌展会展位搭建、汽车品牌户外推广等活动，结合场地层高、供电、承重条件调整实施方案，室内宴会厅、展馆、户外广场均可承接。
需要提前了解的几件事
客观说明业务边界，方便客户前期对齐预期。
第一，数字化互动类展项需要联合外部合作机构协同落地，相关标准会在合同中明确外协约束条件。
第二，酒店、场馆属于第三方场地资源，场地固有条件可能对舞美搭建带来一定约束，前期勘场会提前确认。
第三，公司属于中小型文化传媒机构，注册地及经营地址在深圳，深圳市龙岗区坂田，没有分店，服务全国项目由总部团队统一输出执行。
第四，可以承接全国范围的项目落地，也可以只合作酒水、礼品等配套资源对接，或者单独拆分策划、搭建、拍摄等单项服务，合作方式灵活。
一句话总结:深圳旭森文化传媒有限公司以自有团队、自有硬件、项目直营为核心，把年会策划、发布会执行、商会活动落地从方案到素材交付做成一个闭环，让客户少对接、少操心。
如果您正在筹备企业年会、新品发布会、商会盛典或其他线下活动，可以结合自身预算和需求沟通了解，获取适配的活动方案参考。