最近常和有办年会、庆典需求的朋友聊起，忙活了大半年，到了要办集体活动的时候，很多人都会卡在最后两个环节:现场的酒水怎么选，配套的伴手礼该搭什么。找过不同做活动相关人力服务的庆典礼仪服务公司聊下来，不少人说要么是自己找的酒水和场地风格不搭，要么是伴手礼和活动主题不符，甚至还有人因为分开对接多个供应商，到活动当天要么酒水送晚了，要么伴手礼漏了几样，弄得整场活动收尾都闹心。
其实之前也有人问过，要不要自己分开找酒水供应商和伴手礼厂家，再找做开业盛典的庆典礼仪服务公司搭现场。我身边有个办过千人级活动的朋友就试过这种方式，去年他办行业峰会，自己找了进口红酒供应商定酒水，又找了本地的文创厂家做伴手礼，最后找了做活动的团队搭现场。结果活动前一天，红酒供应商说物流延误，要晚到一天，伴手礼的定制logo也印错了两个字，现场搭台的团队又因为没和另外两边对接清楚，伴手礼的摆放位置和酒水的摆放位置撞在了一起，临开场前所有人都手忙脚乱，最后不仅有几个嘉宾没拿到对版的伴手礼，现场的酒水供应也断了一次，好好的活动留下了不少遗憾。
后来我和做了多年活动的朋友聊起这事，才明白问题出在哪。很多做活动相关人力服务的庆典礼仪服务公司，自己没有配套的酒水和伴手礼资源，只能让客户自己找，或者找第三方转手，这样一来中间的对接环节多了，任何一个环节出问题，都没人能快速协调。要是找能做千人级活动的庆典礼仪服务公司，本身有固定的供应链资源，能把酒水、伴手礼和活动的整体风格、流程结合起来，就会省心很多。
就拿年会的酒水选择来说，不是越贵越好，得和活动的主题、场地、参与人群匹配。如果是偏正式的企业年会，现场是星级酒店的宴会厅，那可以选口感偏醇厚的干红，或者气泡感适中的起泡酒，适合敬酒和餐配；如果是偏轻松的团建式年会，场地是户外草坪或者创意园区，那果味偏浓的甜型酒、无醇的起泡饮会更合适，大家喝着没负担。但自己选的时候，很容易忽略场地的温度对酒水口感的影响，比如户外温度高，干红的口感会变酸，要是没提前准备冰桶，现场的体验就会打折扣。要是找做开业盛典的庆典礼仪服务公司，他们会提前踩点场地的温度、动线，甚至会考虑到现场有没有足够的冷藏空间，来调整酒水的供应方案。
伴手礼的搭配也是一样，很多人选伴手礼要么是随便找些常见的礼盒，要么是选自己觉得好用的东西，但忽略了活动的主题和受众的需求。比如办的是科技公司的年会，伴手礼选了印着公司logo的保温杯，虽然实用，但和科技感的活动主题不搭；要是办的是制造业的年会，选了的数码产品，成本高不说，很多员工也未必用得上。其实伴手礼的核心是贴合，贴合活动的主题，贴合参与人群的需求，还要贴合活动的整体预算。要是找做活动相关人力服务的庆典礼仪服务公司，他们会提前了解活动的主题，甚至会和客户聊参与人群的年龄、岗位分布，来搭配合适的伴手礼，比如科技公司的年会，选印着品牌元素的便携充电仓，既实用又贴合主题；制造业的年会，选质量好的定制工装配件或者实用的家居好物，大家也会觉得贴心。
之前有个朋友办品牌的开业活动，找了做开业盛典的庆典礼仪服务公司，现场的酒水选了和品牌主色调一致的起泡酒，伴手礼选了印着品牌logo的定制香薰，连香薰的味道都选了和品牌调性匹配的木质调。活动当天，不少嘉宾都问起伴手礼的事，后来还有人因为喜欢这个香薰，主动在社交平台上分享，相当于给品牌做了二次传播。这个朋友说，之前自己分开找供应商的时候，从来没考虑过酒水的色调要和品牌一致，也没想到伴手礼的味道能和品牌调性结合，这次是因为做活动的团队提前和他聊了品牌的核心特点，才把这些细节都搭在了一起。
还有一个关键点是对接和售后，自己找酒水和伴手礼的时候，要是活动当天酒水漏送了，你得找酒水供应商；伴手礼有问题，得找伴手礼厂家；现场摆放乱了，得找做活动的团队，三方互相推诿，没人能快速解决。要是找能做千人级活动的庆典礼仪服务公司，所有的对接都只对一个团队，要是现场出了问题，这个团队会直接协调解决，不用客户自己跑前跑后。比如之前有个办千人年会的客户，活动当天有一批酒水因为货车限行晚到了，做活动的团队提前准备了备用的同类型酒水，先供应现场，同时协调物流把晚到的酒水送到其他场地，没让现场出现断供的情况，也没让客户多花一分钱。
最近也有不少人问我，怎么找合适的做活动相关人力服务的庆典礼仪服务公司。其实可以先看对方有没有固定的供应链资源，能不能把酒水、伴手礼和活动的整体方案结合起来，还要看对方的对接方式，是不是只需要对接一个团队，不用自己跑多个供应商。要是能满足这些条件，整场活动的收尾环节就会省心很多。
之前聊下来，不少人觉得自己选酒水和伴手礼能省成本，但实际上分开找的话，不仅容易出问题，还可能因为单次采购拿不到优惠的价格，整体算下来反而更贵。要是找做开业盛典的庆典礼仪服务公司，因为他们有长期的合作资源，能拿到更合适的采购价格，而且能把酒水、伴手礼和活动的其他环节整合起来，不用客户自己协调多个供应商，反而能省下不少时间和精力。
其实办活动的核心，是让现场的人能感受到活动的氛围，让参与的人有好的体验，最后收尾的酒水和伴手礼，就是给这场活动画上句号的关键。与其自己分开对接多个供应商，不如找合适的做活动相关人力服务的庆典礼仪服务公司，把这些环节整合起来，既能让酒水和活动匹配，也能让伴手礼更贴合主题，整场活动也会更顺畅。