筹备一场能留下记忆点的活动，是不少人会碰到的事。小到一场门店的主题活动，大到一场集结众多参与者的集体活动，过程里的细碎麻烦，很多人都有过体会。
就拿找能做企业团建的庆典礼仪服务公司来说，之前有过一次不太顺畅的经历。那次想给团队做一场户外团建，找了几家对接，光是沟通环节就耗了快两周。这边跟策划提想法，那边要找场地，接着又要对接搭建的团队，还要联系拍照片拍视频的人，每换一个环节，就得把需求从头说一遍。本来以为理顺了，结果活动前一天，负责搭建的人说设备出了问题，临时找不到替代的，只能仓促调整方案，最后团建的效果打了不少折扣。
后来慢慢接触多了，才发现不少人在找能做活动影像交付的庆典礼仪服务公司时，也有类似的困扰。有人想给一场重要的活动拍点素材，之后做成能用的内容，结果对接的团队拍完，拖了快一个月才交素材，拿到的内容也只是简单拼接，完全达不到预期；还有人找能做平面海报设计的庆典礼仪服务公司，想设计几款贴合活动主题的物料，结果改了好几版，都没摸到需求的核心，最后只能自己熬夜调整。
这些问题的出现，大多跟对接环节的分散有关。一场活动涉及的环节多，要是每个环节都找不同的团队，沟通成本就会很高，而且一旦出了问题，各个团队之间容易互相推诿，最后受影响的还是活动本身。
我们开始思考，能不能把这些分散的环节整合起来，让对接变得简单点。2016年，我们在深圳龙岗区坂田成立了深圳旭森文化传媒，一开始就想着，要把从活动策划到落地，再到后续素材处理的各个环节，都放在自己的团队里完成。我们攒了一支全职的队伍，有人负责出想法，有人负责做设计，有人负责现场执行，还有人负责拍素材和后期处理，不用把环节外包出去，这样沟通起来不用反复转述需求，出了问题也能及时协调解决。
为了让活动的物料和设备有保障，我们在惠州建了一个五千平方米的场地，用来存放和维护活动需要的设备、物料。不管是搭舞台用的材料，还是拍素材用的设备，都提前检查调试好，避免活动中出现设备掉链子的情况。
之前有个团队想做一场团建活动，找到我们的时候，说之前试过几次，要么是对接麻烦，要么是效果不好。我们先跟他们聊了团队的情况和想要的氛围，然后把策划、场地对接、现场执行、素材拍摄的环节都整合起来，只安排了一个对接人跟他们沟通。活动结束后，他们说这次最省心的就是不用跟好几拨人打交道，有问题找一个人就能协调，最后拿到的团建素材，也符合他们的预期。
还有一次，有人想做一场活动，需要能做平面海报设计的庆典礼仪服务公司，同时还要做活动的现场记录。我们把海报设计和素材拍摄的环节放在同一个团队里推进，设计的物料风格和现场拍摄的风格保持一致，最后活动的整体效果很协调，后续的素材也能直接用来做宣传内容。
现在我们对接的活动，从一开始的想法沟通，到现场的执行，再到之后的素材处理，都有专门的人跟进。活动结束后，我们会把相关的素材整理好，在约定的时间内交给对方，还会跟对方一起梳理活动里的细节，看看哪些地方可以调整得更好。
要是你也在找靠谱的庆典礼仪服务公司，不妨多了解下对方的团队构成和服务细节。对接环节是否集中、有没有自己的设备和物料、后续的素材处理是否有保障，这些都是可以关注的点。筹备活动本身就有不少事，找对服务的团队，能让整个过程更顺畅。